Misión posible: Encontrar el ajuste adecuado en la recepción

Claves para mantener una recepción de éxito

Son muchos los puntos de contacto que tiene un paciente antes de conocerle en la consulta. Muchas de esas interacciones pueden marcar o romper la experiencia de sus pacientes con usted incluso antes de que tengan la oportunidad de conocerle. Esto sucede con demasiada frecuencia y facilidad con un simple paso en falso en la recepción. La recepción puede ser una experiencia acogedora que garantice a los pacientes una experiencia profesional oportuna, o puede ser una pesadilla desorganizada que les haga saber que no son más que un número en una larga lista de pacientes. La recepción es la cara de su consulta. Es la primera y la última experiencia que tendrá el paciente. Tómese un minuto para preguntarse si esta persona representa al equipo que somos y los increíbles servicios que ofrecemos. Hoy nos centraremos en lo que hay que hacer para encontrar a la persona adecuada para la recepción.

Motivemos

Quieres contratar a alguien que vea esta oportunidad solo como eso. Una oportunidad. No se trata de un trabajo de corta duración hasta que encuentre otra cosa. Quieres que esta persona vea este trabajo como algo valioso para tu equipo. ¿Cómo se consigue esto? Para que un empleado de recepción se preocupe por su trabajo, tiene que sentirse cuidado. Pregúntese cómo puedo hacer que este puesto merezca la pena para ellos. ¿Es algo tan sencillo como mejorar la marca de café de la oficina que tienes en la cocina? Dar al empleado un capricho sencillo y gratuito, como un café especial por el que no tenga que salir de la oficina, puede alegrarle un poco el día. O puede que una suscripción gratuita a Spotify/Pandora ayude a que las horas de trabajo sean más musicales y agradables. Recuerda, no se trata sólo de encontrar a una persona motivada, sino también de facilitar la motivación en ella. No tiene por qué costar mucho, pero con sencillos añadidos creativos como estos seguro que obtienes un rendimiento positivo.

¿Qué ganan con ello?

El trabajo en la recepción puede ser conocido por su sueldo poco generoso para una cantidad generosa de expectativas de trabajo. ¿Cómo puede hacer que este trabajo sea algo más que un sueldo para su empleado? ¿Hay alguna forma de enriquecer aún más la experiencia laboral, dotando al empleado de algunas habilidades adicionales? Por nuestra propia experiencia, hemos encontrado la manera de enriquecer la experiencia de nuestros empleados ofreciéndoles una acreditación de formación externa que puede ayudarles a ganar más con el tiempo una vez completada. También hemos ofrecido formación in situ con codificadores certificados y auditores de personal como forma de añadir valor a la experiencia laboral de nuestros empleados. Además, hemos descubierto que otra buena forma de atraer a un buen candidato es pagar más que la competencia. Investiga un poco, averigua cuál es la tarifa vigente para el puesto y súbela. Aumentando el salario, aunque sea un poco, atraerá a más candidatos y mantendrá su interés. Por último, ofrecer una prima por un trabajo bien hecho puede animar a los empleados a esforzarse más. Hablando desde nuestra propia experiencia, hemos ofrecido bonificaciones a nuestros empleados cuando han cumplido reservando una cierta cantidad de nuevas citas o confirmando citas iniciales para ayudar a animar a nuestros empleados e inspirarles a seguir en el tracto.

¿Pueden pasarse por alto sus puntos débiles?

Cuando le entrevisten, pregúntele cuáles son sus puntos débiles y piense si se trata de algo en lo que puede trabajar o si es algo inherente a su personalidad. Por ejemplo, una respuesta a "¿cuáles son sus puntos débiles?" puede ser algo parecido a "no tengo mucha experiencia con programas informáticos". Usted, como empleador, puede decidir entonces si dispone de tiempo para proporcionar más formación en esa área a esta persona, o si el tiempo no está de nuestra parte. Nuestra filosofía personal es que si un candidato muestra la actitud correcta, el entusiasmo y la capacidad de prosperar dentro de nuestro concepto de equipo, el hecho de no tener la formación ideal puede pasarse por alto y estamos dispuestos a seguir adelante considerando al candidato como una inversión. También puede considerar la posibilidad de ofrecer una breve prueba informática para evaluar en qué punto se encuentran las capacidades informáticas del candidato. En ningún caso debe conformarse cuando algo no se ajusta a la mayoría de sus necesidades, sea cual sea su nivel de desesperación. Si no tienes tiempo para formar a alguien y te falta algo que necesitas ahora, es una señal clara de que debes seguir buscando.

Pedir lo correcto:

¿Su descripción del puesto refleja todo lo que espera de los candidatos? Piense en cómo suena su anuncio de empleo. ¿Suena atractiva sin exagerar? Piense en una simple lista de rasgos característicos. En nuestra opinión, he aquí una lista de atributos que debe reunir un empleado de recepción.
Atención al detalle

• Eficacia
• Gestión del tiempo
• Resolución de problemas
• Atención al cliente
• Colaboración
• Receptividad a los comentarios
• Dispuestos a aprender
• Aspecto profesional
• Flexibilidad
• Puntualidad
• Compasión
• Sinceridad
• Genuino
• Atención al cliente - añadido de ¿existe alguna característica que demuestre un interés por la atención sanitaria?
• Empresa Embajadora
• Amabilidad
• Entusiasmo
• Paciencia
• Dominio de Microsoft Office (o del software que busquen)

En su proceso de entrevistas, podría considerar la posibilidad de proporcionar una lista como ésta a su candidato. Pídale que marque con un círculo los tres atributos que mejor se ajusten a su personalidad. A continuación, pídales que se explayen. Esto también le da la oportunidad de ver cómo son sus habilidades de conversación, otro rasgo importante de un empleado de recepción estelar.

Pedir referencias y canjearlas

Es natural pedir referencias durante el proceso de solicitud. Algo que se puede considerar es añadir un nivel adicional a este proceso ofreciendo una bonificación a la referencia si el solicitante acepta el trabajo y mantiene su puesto durante un determinado número de meses. Las referencias son una buena forma de comprobar que el candidato es todo lo que dice ser. Asegúrate de tener al menos una del puesto que ocupa actualmente para tener una idea clara del tipo de empleado que es en este momento.

Team Build Semanal

El empleado de recepción debe sentirse parte del equipo. Cuando los empleados se sienten parte del equipo, aparecen cuando el equipo los necesita. ¿Existen ejercicios sencillos de creación de equipos que pueda realizar semanal o mensualmente para incorporarlos más a su equipo? Algunas oficinas han iniciado sesiones semanales de meditación en las que los empleados se reúnen para meditar durante sólo 5 minutos. Los estudios han demostrado que una simple pausa de 5 minutos como ésta puede ayudar significativamente a la productividad. Si no se trata de meditar, ¿podría ser una comida de equipo una vez al mes algo que uniera al equipo más allá del trabajo? Recuerda, ser un equipo significa practicar la unión; si practicas cuando no hay estrés, es más probable que respondas de forma más profesional cuando la presión aumente.

Ofrezca comentarios constructivos

Hemos descubierto que los puntos de contacto semanales o mensuales nos ayudan a mantener el rumbo y a que nuestros empleados estén en la misma línea que nosotros. Establecer expectativas para los empleados es una forma sencilla de abrir la comunicación. Permite que las personas que trabajan para usted sepan lo que necesita de ellos y que sepan si lo están cumpliendo. También da a los empleados la oportunidad de expresar lo que les funciona y lo que no. Es más probable que los empleados acudan a usted con un problema o le comuniquen lo que les supone un reto, en lugar de chismorrear o simplemente rendirse. Programar estas reuniones abre las puertas a una comunicación más sólida, que en última instancia os permitirá a ambos conoceros mejor, lo que se traducirá en menos sorpresas incómodas en el futuro.

Encontrar la persona adecuada en la recepción es un reto para todos, pero quizás probando algunas de estas sencillas ideas descubra que quizá no sea una empresa tan imposible como antes.