Миссия выполнима: Поиск подходящей кандидатуры на стойке регистрации

26 июля 2021 г.

Ключи к успешной работе ресепшн

Существует множество точек соприкосновения с пациентом до того, как он встретится с вами в офисе. Многие из этих точек соприкосновения могут изменить или испортить впечатление пациента о вас еще до того, как он познакомится с вами. Это происходит слишком часто и слишком легко из-за простой ошибки на стойке регистрации. Стойка администратора может быть либо гостеприимной, гарантирующей пациентам своевременное профессиональное обслуживание, либо неорганизованным кошмаром, позволяющим пациентам понять, что они - всего лишь номер в длинном списке других пациентов. Стойка регистрации - это лицо вашего офиса. Это первый и последний опыт, который получает пациент. Потратьте минуту на то, чтобы спросить себя: "Представляет ли этот человек нашу команду и те замечательные услуги, которые мы можем предложить? Сегодня мы подробно рассмотрим, как найти подходящего сотрудника на ресепшн.

Давайте мотивировать

Вы хотите нанять человека, который рассматривает эту возможность именно как возможность. Возможность. Это не просто кратковременная работа, пока он не найдет что-то другое. Вы хотите, чтобы этот человек рассматривал эту работу как ценность для вашей команды. Как же этого добиться? Для того чтобы сотрудник ресепшн заботился о своей работе, он должен чувствовать, что о нем заботятся. Спросите себя, как я могу сделать эту должность ценной для них? Может быть, это что-то простое, например, обновление марки офисного кофе, который продается на кухне? Предоставив сотруднику такую простую и бесплатную возможность, как особый кофе, за которым ему не нужно выходить из офиса, можно сделать его день немного ярче. А может быть, это бесплатный абонемент на Spotify/Pandora, который поможет сделать рабочее время более музыкальным и приятным. Помните, что дело не только в том, чтобы найти мотивированного человека, но и в том, чтобы способствовать появлению у него мотивации. Это не требует больших затрат, но такие простые творческие дополнения, как эти, обязательно дадут положительную отдачу.

Что для них это значит?

Работа на ресепшене известна тем, что на щедрую зарплату приходится щедрый объем ожидаемой работы. Как сделать эту работу для сотрудника чем-то большим, чем просто заработная плата? Есть ли способ обогатить опыт работы, вооружив сотрудника дополнительными навыками. Исходя из собственного опыта, мы нашли способ обогатить опыт наших сотрудников, предложив им аккредитацию на выездное обучение, которое поможет им зарабатывать больше со временем. В прошлом мы также предлагали выездное обучение с участием сертифицированных кодеров и штатных аудиторов, чтобы повысить ценность работы наших сотрудников. Кроме того, мы обнаружили, что еще один отличный способ привлечь хорошего кандидата - это заплатить больше, чем ваши конкуренты. Проведите небольшое исследование, выясните, какова текущая ставка для данной должности, и повысьте ее. Повысив ставку даже на небольшую величину, вы привлечете больше кандидатов и сохраните их интерес. И наконец, если вы можете предложить премию за хорошо выполненную работу, это может действительно стимулировать ваших сотрудников стараться еще больше. Основываясь на собственном опыте, мы предлагали сотрудникам премии за выполнение определенного количества новых встреч или подтверждение первичных встреч, чтобы стимулировать наших сотрудников и вдохновить их на дальнейшую работу.

Можно ли игнорировать их слабые стороны?

При собеседовании спросите, в чем заключаются их слабые стороны, а затем подумайте, можно ли над ними работать, или это неотъемлемая часть их личности. Например, на вопрос "Какие у вас слабые стороны?" можно ответить что-то вроде: "У меня нет большого опыта работы с компьютерными программами". В этом случае работодатель может решить, есть ли у него время на дополнительное обучение этого сотрудника, или время не на нашей стороне? Мы считаем, что если кандидат демонстрирует правильное отношение к работе, стремление и способность процветать в рамках нашей командной концепции, то отсутствие у него идеального опыта можно не принимать во внимание, и мы готовы двигаться вперед, рассматривая кандидата как инвестицию. Можно также рассмотреть возможность проведения короткого компьютерного теста, чтобы оценить, насколько кандидат владеет компьютером. Никогда и ни при каких обстоятельствах не следует соглашаться на то, что не соответствует большинству ваших потребностей, независимо от степени вашего отчаяния. Если у вас нет времени на обучение сотрудника, а он не умеет делать то, что вам нужно сейчас, это верный признак того, что вам следует продолжить поиски.

Просить о правильных вещах:

Отражает ли ваше описание вакансии все, что вы ожидаете от соискателей? Подумайте, как звучит ваше объявление о вакансии. Звучит ли оно привлекательно, но при этом не перегружено. Рассмотрите простой список характерных черт. На наш взгляд, вот список качеств, которыми должен обладать сотрудник ресепшн.
Внимание к деталям

Эффективность
Управление временем
Решение проблем
Обслуживание клиентов
Совместная работа
Восприимчивость к обратной связи
Готовность учиться
Профессиональный внешний вид
Гибкость
Пунктуальность
Сострадание
Искренность
Подлинник
Обслуживание клиентов - добавлено с Есть ли характеристика, свидетельствующая об интересе к здравоохранению
Посол компании
Дружелюбие
Энтузиазм
Patience
Знание Microsoft Office (или программного обеспечения, которое они ищут)

В процессе собеседования можно предложить кандидату подобный список. Попросите их обвести кружком три качества, которые больше всего соответствуют их личности. Затем попросите их рассказать об этом подробнее. Это также даст вам возможность увидеть, насколько хорошо они владеют разговорной речью, что является еще одной важной чертой отличного сотрудника ресепшн.

Запрашивать рекомендации и выкупать их

Вполне естественно, что при приеме на работу соискатель должен запросить рекомендации. Можно рассмотреть возможность дополнить этот процесс, предложив рекомендателям бонус, если соискатель согласится на работу и продержится на своем месте в течение определенного количества месяцев. Рекомендации - отличный способ убедиться в том, что ваш кандидат соответствует заявленным требованиям. Убедитесь, что по крайней мере один из них соответствует занимаемой должности, чтобы получить четкое представление о том, каким сотрудником он является в данный момент.

Еженедельное построение команды

Сотрудник ресепшн должен чувствовать себя частью команды. Когда сотрудники чувствуют себя частью команды, они приходят на работу тогда, когда это нужно команде. Существуют ли простые упражнения на сплочение коллектива, которые можно проводить еженедельно или ежемесячно, чтобы больше вовлекать сотрудников в работу? В некоторых офисах стали проводить еженедельные сеансы медитации, во время которых сотрудники собираются, чтобы помедитировать в течение всего 5 минут. Исследования показали, что такой простой 5-минутный перерыв может значительно повысить производительность труда. Если это не медитация, то, может быть, командные посиделки раз в месяц - это то, что сближает коллектив не только на работе? Помните, что быть командой означает практиковаться в том, чтобы быть командой - если вы тренируетесь, когда стресс ослаблен, вы с большей вероятностью будете реагировать более профессионально, когда давление возрастает.

Предлагайте конструктивную обратную связь

Мы обнаружили, что еженедельные или ежемесячные встречи помогают нам придерживаться намеченного курса и помогают нашим сотрудникам оставаться на одной волне с нами. Когда вы устанавливаете ожидания для своих сотрудников, это простой способ наладить коммуникацию. Это позволяет людям, работающим на вас, знать, что вы от них требуете, а также дает им возможность понять, выполняют ли они свои обязанности. Это также дает сотрудникам возможность высказать свое мнение о том, что их устраивает, а что нет. Сотрудники с большей вероятностью придут к вам с проблемой или расскажут о том, что их беспокоит, вместо того чтобы сплетничать или просто сдаваться. Планирование таких встреч открывает возможности для более тесного общения, что в конечном итоге позволяет вам обоим лучше понять друг друга и избежать неловких сюрпризов в будущем.

Найти подходящего сотрудника на ресепшн - задача не из легких, но, возможно, попробовав несколько таких простых идей, вы поймете, что это не такая уж невыполнимая задача, как казалось раньше.